Assistant(e) de Direction Supply Chain - Achats H/F/X

LIEU ET DATE 

• CDI à pourvoir immédiatement 

• Localisation : Suresnes - siège du groupe Bel 

VOS MISSIONS   

Le poste comprend deux missions principales : 

• Assistanat de direction pour le Directeur Supply Chain et Achats Groupe (60% du temps) 

• Assistanat achats sur la gestion de la flotte automobile (40% du temps) 

En tant qu’assistant(e) de direction, vous accompagnez efficacement votre manager dans le cadre de ses missions stratégiques. Ce rôle unique vous permet de mettre en œuvre vos solides compétences d’assistant(e). Le poste exige un sens aigu de l’organisation, réactivité et flexibilité. 

En tant qu’assistant(e) achats, vous accompagnerez l’équipe des Achats Indirect dans la gestion de l’activité Flotte automobile en assurant le suivi et le contrôle des coûts de cette activité. Le poste nécessite de la rigueur, de l’autonomie, d’avoir l’esprit analytique, le sens du service et de respecter la confidentialité des informations traitées. 

Vous aurez les responsabilités suivantes :    

Assistanat de direction 

• Gestion de l’agenda du Directeur Supply Chain et Achats Groupe et du calendrier partagé de son équipe directe 

• Planification et organisation de voyages d’affaires à l’international 

• Planification de réunions avec des acteurs de premier plan 

• Préparation des dossiers des différentes réunions (préparation d’agenda, collecte des informations, impressions …) 

• Rédaction des comptes rendus et diffusion 

• Etroite collaboration avec les filiales à l’étranger (anglais bilingue) et les équipes du siège 

• Contribution à l’organisation d’évènements tels que des séminaires et off-sites pour les comités de direction des deux fonctions  

• Contribution à l’organisation d’évènements pour plus de 100 personnes en France (Global Supply Chain Summit)  

• Saisie d’écritures comptables ponctuelles sur SAP : création de demandes d’achats, réception et paiement de factures 

Assistant(e) Achats 

• Suivi du budget flotte automobile alloué en début d’année (mise en place de tableaux de suivi spécifiques à la flotte automobile pour toutes les entités Bel et les différentes prestations), 

• Saisie des écritures comptables sur SAP, création des demandes d’achats (DA), émission des commandes après validation pour tout l’écosystème de la gestion de flotte, 

• Traitement des refacturations par centre de coût pour certaines prestations (vérification des éléments envoyés par notre gestionnaire de flotte vs notre parc et création des DA et émission des bons de commande), 

• Suivi de la facturation des prestataires et du règlement fournisseurs avec la comptabilité, 

• Analyse des écarts de facturation vs budget ou Bon de commande et proposition d’actions correctives en collaboration avec le contrôle de gestion, 

• Contrôle de la bonne réception des avoirs en cas de facturation erronée, 

• Coordination avec notre gestionnaire de flotte automobile externalisé, les différents services internes (contrôle de gestion, achats, comptabilité), 

• Création des codes fournisseurs dans le workflow fournisseur pour tout l’écosystème de la gestion de flotte. 

• Gestion spécifique de la flotte automobile de l’équipe Engineering (3 véhicules) 

VOTRE PROFIL 

Doté(e) d’une grande flexibilité et d’une intelligence relationnelle, vous faites preuve d’adaptabilité et gérez les priorités avec aisance. Vous avez une solide expérience au sein d’un environnement exigeant, vous êtes une personne de confiance, curieuse et chaleureuse, à l’écoute et dotée d’un réel sens de la confidentialité.  

Au sein d’un environnement résolument international, vous maitrisez l’anglais et êtes capable de communiquer quotidiennement en anglais. 

Le poste exige une maîtrise de l’outil SAP et du tableur Excel. 

Ce poste vous offre l’opportunité unique de travailler dans un cadre exigeant et enrichissant, où chaque journée est stimulante.